大阪の受付はＤＭ発送代行大阪地区受付センター

• TOP
• 料金表
• お見積
• 安いわけ
• 取引実績
• お客様の声
• 同じＤＭでも反応率がなぜ違う

DM発送代行 大阪センター TOP 　>　 封入ミスの防止法

封入ミスの防止法

質問

私は大阪でシステムハウスを経営しています。
約700社に毎月ニュースレターを発送し、
80件ほどの特別な会社に情報提供しています。

700社のニュースレターは、メディアボックスさんに
お願いしているので、発送代行の問題はないのですが、
毎月80通の発送に問題があります。

この80通の発送は自社で行っています。
内容物は大体毎月8枚ほどの紙を入れるのですが、
この封入ミスが良く起こります。
たった80通ですが、作業を行おうとすると意外に場所が必要です。
印刷は自社印刷と印刷会社に依頼したものがあり、
印刷も含め発送まで一日作業になります。

そして発送すると、申込用紙が入っていないとか、
1ページ抜けているとかの連絡を受けることもあり、困っています。
封入作業は慎重にやっているつもりなのですが、ミスが目立ちます。
まず封入ミスを防ぐ方法がありましたら教えてください。

回答

分かりました。封入に関しては思っている以上に慎重さと時間が必要です。
しかし、コツを覚えると正確に今よりも早く封入作業ができるようになります。
いくつかあるポイントをお話しします。実行してみてください。

まず前提条件として、80通の発送物を作ることにします。
封入する紙は8種類。
封筒は自社のA4透明封筒テープ付きを使います。
まず初めに行うことは、8種類の紙がそれぞれ８０枚正確にあるか数えます。
この作業は最低2人で行い、2重チェックしてください。
この枚数が間違っていると、後の作業が全て台無しになってしまいます。
特に印刷屋さんから到着した印刷物に書いてある、枚数は絶対に信じないでください。
印刷物が多く入っているものや、少なく入っているものなどがある場合があります。

もう一つ印刷物の注意点として、少しの汚れや、しわ、折れなどがある場合には
その印刷物は使わないでください。
○○さんが少しの汚れやしわ、折れなどが入ったダイレクトメールを
受け取った場合には、意外に目立つことが感じられるはずです。

はじめに一つ、封入見本を作り重さを測っておきます。
次に8種類80枚の紙を長机などに封入順に並べます。
次に封筒を置き、最後に計量機を置きます。
A4サイズの紙が8種類と角２封筒、そして計量機を置くと
最低330 cmぐらいの幅が必要です。
さらにその横に、封入済みの完成した封筒を入れる箱を用意しておきます。

ここからが大切です。
もし一人で作業を行うのであれば、封入する紙を8枚まとめて、
封筒に入れ、封を閉じずに計量機で重さを測って、
重さが封入見本で図った重さと同じであれば封を閉じ箱に入れます。

もし重さがA4用紙一枚分重ければ、同じ種類の紙を2枚入れた可能性があります。
以上のような作業を行えば、まず間違いは起こりません。
間違いがあるとすると、同じ紙を2枚入れて、8種類の印刷物の中の
一枚を入れ忘れるパターンが考えられますが、現実には普通に作業を行っていれば
その可能性はほとんどありません。
なぜならば、等間隔に並べてある印刷物なので一つ飛ばして
次の印刷物を手にとると違和感を感じます。

80通の少ない発送物でも、印刷、宛名ラベル作成、封筒、封入、封閉じ、
宛名ラベル貼り、運送会社手配と、思った以上に手間がかかります。

その人件費とコストを考えて、80件でも発送代行してくれる
DM発送代行会社の料金と比較してみるのも得策かもしれません。

「ＤＭ発送代行_料金表」 はココをクリック
「ＤＭ発送代行_お見積」 はココをクリック

株式会社メディアボックス
ＤＭ発送代行
大阪地区受付センター事業部

〒470-0164 愛知県愛知郡
東郷町三ツ池４丁目５－２
電話：0120-979-669
営業時間/9:00～18:00　
休日/土日祝祭日
E-mail：info@postjp.com

株式会社メディアボックスは
プライバシーマーク取得業者です。